De Bolster aan het woord over het ‘Gele etiketten’ project

U heeft wellicht al eerder iets gelezen over dit project, want het staat al enige tijd op onze website (lees: Artikel). Maar er is niets leuker om ook vanuit het klantperspectief te weten hoe een oplossing tot stand is gekomen en hoe zij de oplossing na een tijdje in werking ervaren!

Om die reden hebben wij Tom (Teamleider Customer service) en Monique (Teamleider Order processing) beide werkzaam bij de Bolster geïnterviewd over het ‘gele etiketten’ project.

De vraag naar deze oplossing is ontstaan vanuit de Bolster, omdat zij gebruik maken van het SnelStart boekhoudpakket in combinatie met de webshop module van PM Networking.

Al een tijd liep de Bolster tegen een probleem aan en wilde dit graag met PM bespreekbaar maken tijdens een brainstormsessie. Zo geschiedde en de sessie werd gepland.

Tijdens deze sessie werd besproken dat de Bolster door het werken met het boekhoudpakket SnelStart tegen een hoop handmatige handelingen aanliep wanneer het aankwam op het draaien van de juiste etiketten waarmee de zaden zowel nationaal als internationaal kunnen worden verstuurd.

Deze handelingen zouden toch ook automatisch moeten kunnen? Er werd niet langer gedacht vanuit alleen het boekhoudpakket, maar er werd ook gekeken naar een door PM op maat gemaakte applicatie die kan draaien naast Snelstart en die ervoor zorgt dat de juiste etiketten automatisch na een order tot stand komen. 

Na de brainstormsessie is de Bolster samen met PM aan de slag gegaan met het invullen van de details rondom de oplossing en al snel kwam er schot in de zaak.

Hoe het ging en hoe het nu gaat...

Het versturen van de zaden is een nauwkeurige bezigheid die gepaard gaat met wet- & regelgeving. Dit gaat dan ook veel verder dan de standaard verzendetiketten waar je in eerste instantie aan denkt. Er moet namelijk bij ieder pakket dat wordt verstuurd een etiket worden geprint o.b.v. de volgende variabelen;

• Het gewicht van het pakket en of het door de hoeveelheid gewicht verdeeld is in meerdere pakketten
• Zijn het zaden met een plantenpaspoort of niet
• Wordt het verstuurd binnen of buiten Europa

Op het moment dat de Bolster & PM de brainstormsessie startte, was het uitprinten van de etiketten o.b.v. de bovenstaande variabelen een handmatige actie. Gemiddeld was de verantwoordelijke persoon iedere dag een aantal uur aan de slag met de controle en het printen van de juiste etiketten. Het kwam vaak ook bij dezelfde personen terecht, omdat niet iedereen over de juiste kennis beschikte qua wet- & regelgeving.

Daarnaast had het bestaande systeem ook een ongewenste afwijking, want alle etiketten die werden geprint, kwamen er in tweevoud uit. Dit leverde ook nog eens onnodig veel papierafval op.

PM heeft op basis van de geleverde input, gedurende het project ideeën en technische mogelijkheden in de groep gedeeld ter verbetering van de huidige processen. Dat samen met de vakkennis vanuit de Bolster heeft uiteindelijk de oplossingsrichting bepaald.

De ontwikkelaars van PM zijn aan de slag gegaan en hebben gedurende het project nauw contact gehouden met de verantwoordelijke vanuit de Bolster. Zo is er een ‘proof-of-concept’ tot stand gekomen die naast het oude systeem draaide. Hierdoor is er een applicatie tot stand gekomen niet alleen voor de Bolster, maar samen met de Bolster.

Hoe werkt de nieuwe oplossing?...

De Bolster heeft na afronding van het project er direct voor gekozen om het printen van de etiketten vanuit het hoofdkantoor, te verplaatsen naar de productieafdeling. Daar komen de orders direct binnen en vanuit daar kunnen de orders worden samengesteld vanuit de zaadkluis. De bestellingen worden daar dan ook direct gewogen en gelabeld.

De order krijgt vanuit de nieuwe applicatie een barcode mee welke kan worden gescand. Na het scannen worden automatisch de juiste etiketten geprint. Het systeem weet namelijk precies het gewicht, hoeveel etiketten er moeten worden geprint, of er wel of geen plantenpaspoort nodig is (en de inhoud daarvan) en of het binnen de EU of daarbuiten moet worden verstuurd. Wanneer er nu etiketten worden geprint, moet er dus alleen gecontroleerd worden of “order A” ook daadwerkelijk als adresgegevens “locatie A” heeft. Wanneer het papier met het scherm matcht, en dat doet het in de praktijk ook voor 100%, zou dit vanaf nu foutloos moeten gaan!

“Ik deed altijd de laatste check op de pakketten die waren voorzien van etiketten, nu ik dit niet meer hoef te doen, levert mij dit 10 á 15 uur per week tijdefficiëntie op! 

Wanneer er aan Tom (de Bolster) wordt gevraagd wat het grootste voordeel is van de gerealiseerde oplossing, zegt hij daarop het volgende: “Ik deed altijd de laatste check op de pakketten die waren voorzien van etiketten, nu ik dit niet meer hoef te doen, levert mij dit 10 á 15 uur per week tijdefficiëntie op! Dat is gewoon zo een 1,5 dag orders checken die ik op een hele andere manier kan besteden.”

De samenwerking en uitbouwen in de toekomst

De samenwerking tussen beide partijen is wederom erg goed gegaan en heeft geleid tot een succesvolle oplevering van de applicatie. Wanneer ik Tom en Monique vraag wat ze voor tip zouden hebben n.a.v. het project, dan geven zij aan dat het soms best lastig is vanuit je vaste gewoonten om zo een project goed op te starten; “Bij de Bolster is hoe alles werkt voor ons als vanzelfsprekend en logisch, maar je merkte dat het in de uitvoering wel eens anders uitpakte dan dat wij het voor ogen hadden, doordat het inzicht aan beide kanten dan toch wat verschilde. Dit hebben wij gezamenlijk goed aangepakt door gefaseerd te implementeren en te experimenteren en dat leidde door het enthousiasme aan beide kanten tot een steeds betere oplossing!”

Er zijn vanuit de Bolster ook al plannen voor de toekomst! Zij zien de huidige oplossing als een gegronde basis voor toekomstige oplossingen die het order en verzendproces kunnen vergemakkelijken. Zij willen bijvoorbeeld in de nabije toekomst ook gaan automatiseren, dat wanneer er een pakket als brievenbuspakket wordt verstuurd er automatisch een bericht wordt gestuurd naar de klanten dat ze niet thuis hoeven te blijven wachten. Daar hebben zij nu nog niet de tools voor, maar met deze nieuwe applicatie als basis, kan daar zo maar eens heel snel verandering in komen.

PM aan het woord…

PM heeft met veel plezier samengewerkt aan dit project met de Bolster. Ook wij zien kansen in verdere optimalisatie in de werkwijze en in de mogelijkheden van de applicatie. The sky is the limit!  

Tijdens een project zijn wet- & regelgeving altijd lastige zaken wanneer het je vakgebied niet is. Wij kunnen creatieve oplossingen bedenken, maar die moeten uiteraard wel mogelijk zijn binnen de wet- & regelgeving en hier eveneens 100% aan kunnen voldoen. De inbreng en expertise op dit gebied vanuit de Bolster zijn hierin leidend geweest en zijn bepalend geweest voor de gekozen werkwijze.

Ondertussen gebruikt de Bolster niet 1 maar 3 “scanstations” waardoor er een verdere efficiëntie is behaald, doordat de werkzaamheden worden ondergebracht bij de juiste en betrokken afdelingen.

Wij willen de Bolster bedanken voor dit leuke project, en vinden het superfijn dat onze oplossing niet alleen plezier, maar ook binnen korte tijd zoveel efficiëntie heeft opgeleverd! Op naar het volgende gezamenlijke project!