Al meer dan vijftien jaar vertrouwt een gerenommeerd modellenbureau op de ICT-expertise van PM. Dit bureau, opgericht in 1967, behoort tot de oudste model agencies van Nederland – en zelfs van Europa – en vertegenwoordigt ruim 130 modellen in binnen- en buitenland. De organisatie doet veel meer dan alleen het vinden van opdrachten voor modellen: ze regelt reizen, verblijven, portretrechten en zelfs de volledige financiële administratie. Zo kunnen modellen zich volledig richten op hun werk, zonder zich zorgen te maken over de boekhouding.

“Onze modellen hoeven alleen nog hun belastingaangifte te doen,” vertelt de CEO. “Wij nemen de rest uit handen.”

De uitdaging: complexe facturatie in een internationale branche

In 2007 ging het modellenbureau op zoek naar een nieuwe ICT-partner. De bestaande maatwerkapplicatie voor facturatie voldeed niet meer aan de eisen van de tijd. De modellenbranche kent namelijk unieke uitdagingen: verschillende btw-regels per land, uiteenlopende woonplaatsen van modellen, en branche specifieke gegevens die verwerkt moeten worden in de administratie.

“We spraken met meerdere softwareleveranciers, maar standaard boekhoudpakketten voldeden simpelweg niet. Vaak moest je handmatig veel werk verrichten of extra modules aankopen. Dat wilden we niet.”

De wens was duidelijk: een maatwerkoplossing die volledig aansloot op de dagelijkse praktijk van het bureau, zonder concessies. Uiteindelijk kwam de organisatie in contact met PM. De klik was er meteen.

Van behoefte naar oplossing

Samen met PM werd een maatwerkoplossing ontwikkeld die naadloos integreerde met het bestaande systeem in FileMaker. Hierin worden opdrachten aangemaakt, inclusief alle relevante gegevens zoals verblijfskosten, maten, haarkleur, en specifieke kenmerken zoals piercings of tatoeages. PM ontwikkelde het ‘Booking System’, dat gekoppeld werd aan de boekhoudsoftware.

“Onze backoffice kan boekingen maken, terwijl ik in het boekhoudpakket werk. Alles is gekoppeld en geautomatiseerd. Dat voorkomt fouten en bespaart enorm veel tijd.”

Vernieuwing en continuïteit

Toen de oorspronkelijke oplossing na verloop van tijd verouderd raakte, ontwikkelde PM een nieuwe versie. De overgang verliep soepel: beide systemen draaiden tijdelijk naast elkaar, zodat eventuele bugs rustig konden worden opgelost.

“Het nieuwe systeem werkt snel en efficiënt. Het haalt repetitieve taken uit handen en voorkomt menselijke fouten. We konden vrijwel direct aan de slag.”

Betrouwbare ondersteuning

De samenwerking met PM wordt als zeer waardevol ervaren. De CEO benadrukt dat hij altijd terecht kan bij zijn vaste contactpersoon bij PM:

“ICT is veel complexer geworden dan vijftien jaar geleden. Onze oplossing draait in de cloud, dus als er iets misgaat, heeft dat direct impact. Maar één appje naar PM en het wordt opgelost. We kunnen dag en nacht op ze rekenen.”

Een partner die meegroeit

Wat het modellenbureau vooral waardeert, is dat PM niet alleen technische oplossingen biedt, maar ook echt meedenkt. Zelfs bij trajecten met externe partijen – zoals de recente overstap naar VOIP in samenwerking met een telecomprovider – blijft PM betrokken en zorgt voor een soepele integratie.

“PM is voor ons geen leverancier, maar een verlengstuk van onze organisatie.”

Aanrader voor andere organisaties

“Het bouwen van een maatwerkoplossing is complex, maar PM gaat die uitdaging deskundig aan. Ze leveren geen standaardoplossing, maar een oplossing die ontstaat vanuit jouw standaard. Dat maakt het verschil.”