Al ruim vijftien jaar vertrouwt Euromodel op de ICT-kennis van PM. Euromodel bestaat sinds 1967 en is een van de oudste modellenbureaus van Nederland of zelfs Europa. Euromodel vertegenwoordigt ongeveer 130 modellen in binnen- en buitenland. Arne Barends, CEO van Euromodel, vertelt: “Wij zoeken niet alleen opdrachten voor onze modellen, we ondersteunen ze met veel meer dan dat. Denk aan het organiseren van reizen en verblijven en het afkopen van portretrechten. Maar we ontzorgen de modellen ook met het financiële aspect en de boekhouding, zodat zij enkel nog hun belastingaangifte moeten doen.”

Voor ondersteuning bij het financiële aspect klopte Arne in 2007 voor het eerst aan bij PM. Hij was op zoek naar een maatwerkoplossing voor de facturatie. Waarom een maatwerkoplossing? “De facturatie in de modellensector is een ingewikkelde materie”, legt Arne uit. “Er gelden bijvoorbeeld andere btw-regels en -afspraken in verschillende landen en de modellen hebben verschillende woonplaatsen. In de modebranche zijn er nog andere zijn er nog andere velden die we wilden toevoegen aan ons facturatieprogramma.” Het modellenbureau werkte destijds ook met een maatwerkoplossing, maar die was verouderd en kon niet mee met de nieuwe behoeften.

Een maatwerkoplossing die aan alle wensen voldeed

Omdat de oude applicatie ook speciaal voor Euromodel was gebouwd, was Arne gewend geraakt aan de structuur en het gemak van een maatwerkoplossing. In 2007 sprak hij met meerdere softwareleveranciers en -ontwikkelaars voordat hij bij PM terechtkwam. Arne: “Al snel bleek dat partijen ons niet konden bieden wat we nodig hadden. Vaak ging het om boekhoudprogramma’s die niet geautomatiseerd waren en waarmee je dus veel handelingen zelf moest doen. Ik kon geen goed kant-en-klaar systeem vinden dat voldeed aan alle wensen.”

Arne wou niet samenwerken met een softwareleverancier waarbij hij meerdere modules moest aankopen en verschillende vinkjes aan de achterkant moest aanzetten. “Zo’n standaardoplossing bleek het toch elke keer nét niet te zijn als we een demo kregen”, zegt Arne. Totdat hij bij Maarten van PM uitkwam. “We hadden direct een klik. PM kon een maatwerkoplossing leveren die helemaal aan onze wensen voldeed.”

Geautomatiseerd facturatiesysteem

Maarten en Arne gingen in gesprek en brachten de behoeften van Euromodel in kaart. Euromodel werkt (nog steeds) met FileMaker, waarin zij zelf specifieke velden kunnen aanmaken die van toepassing zijn in de modellenbranche. Denk aan oog- en haarkleur, kledingmaten en of het model piercings of tatoeages heeft. In FileMaker maakt Arne de opdrachten voor de modellen aan. Bijvoorbeeld: model Carla moet een paar dagen naar Barcelona voor kledingmerk X. Tijdens het verblijf worden er kosten gemaakt, zoals tickets, hotelovernachtingen en eten. Deze data geeft hij in in FileMaker.

De nieuwe maatwerkoplossing moest dus aansluiten en communiceren met de data in FileMaker. PM ontwikkelde speciaal voor Euromodel het ‘Euromodel Booking System’. Arne vertelt: “Het systeem zorgt ervoor dat de facturatie in de boekhouding financieel verwerkt wordt. Ik kan in het boekhoudpakket werken, en onze backoffice kan boekingen maken in het pakket.”

De maatwerkoplossing die PM in 2007 voor Euromodel bouwde, was een paar jaar geleden verouderd. Twee jaar geleden hebben we daarom opnieuw een maatwerkoplossing voor de facturatie ontwikkeld.

Beide keren ging de implementatie heel vlot. “We hebben het nieuwe systeem eerst getest om te zien of alles goed werkte. We hadden toen een tijdje twee administratiesystemen naast elkaar, zodat Maarten rustig kleine foutjes of bugs uit het systeem kon halen”, zegt Arne. “We konden vrij snel aan de slag met het nieuwe systeem, dat heel snel en efficiënt werkt. Het systeem is geautomatiseerd en haalt ons veel repetitieve taken uit handen. Zo ontstaan er geen menselijke fouten in de boekhouding.”

Euromodel kan dag en nacht op PM rekenen

Het Euromodel Booking System van PM levert Euromodel veel tijdwinst op én is erg nauwkeurig. De modellen zelf werken niet met het facturatiesysteem, maar merken wel dat alles soepel verloopt en dat de facturatie overzichtelijk en duidelijk is. Arne: “Van de modellen hoor ik hierover weinig klachten – een teken dat het systeem goed werkt. Andere modellenbureaus die ik spreek, geven regelmatig aan dat we erg tevreden mogen zijn met onze maatwerkoplossing omdat die nauw aansluit op de behoeften in de modellenbranche.”

Arne is niet alleen te spreken over de oplossing, ook de samenwerking voelt vertrouwd. Zo kan hij altijd bij Maarten terecht met technische vragen. “ICT is complexer geworden dan vijftien jaar geleden. Onze oplossing draait in de cloud, dus als er nu ergens een server uitvalt heeft dat impact op onze dagelijkse werkzaamheden”, zegt Arne. “Als er iets misgaat, hoef ik maar één appje naar Maarten te sturen en hij lost het direct op. Ik kan dag en nacht op hem en zijn team rekenen.”

Arne raadt andere organisaties dan ook zeker aan om voor PM te kiezen. “Het bouwen van een maatwerkoplossing is complex, maar PM gaat deskundig de uitdaging aan om software te ontwikkelen die helemaal aansluit bij de behoeften van je organisatie. In plaats van je te helpen met een standaardoplossing, bieden ze een oplossing die ontstaat vanuit jouw standaard.”